Wykaz dokumentów niezbędnych do sporządzenia aktu notarialnego
Poniższy wykaz ma wyłącznie charakter informacyjny i przykładowy – każda sprawa ma bowiem indywidualny charakter i zdarzają się sytuacje, w których wykaz ten jest niewystarczający. Przed wizytą w Kancelarii Notarialnej zalecany jest kontakt mailowy bądź telefoniczny z Notariuszem lub pracownikiem Kancelarii Notarialnej w celu określenia czy zebrana przez Państwa dokumentacja jest zupełna.
Jeżeli przedmiotem aktu notarialnego lub poświadczenia podpisu ma być: zbycie lub obciążenie rzeczy lub prawa nabytego przed dniem 01 stycznia 2007 roku w drodze: spadku lub zasiedzenia albo zbycie lub obciążenie rzeczy lub prawa nabytego po dniu 01 stycznia 2007 roku w drodze: spadku, zasiedzenia, darowizny lub nieodpłatnego zniesienia współwłasności dodatkowo niezbędne jest ZAŚWIADCZENIE wydane na podstawie art. 19 ust. 6 ustawy o podatku od spadków i darowizn przez naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku albo że należny podatek został zapłacony lub zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia.
1. UMOWA ZBYCIA STANOWIĄCEGO ODRĘBNĄ NIERUCHOMOŚĆ LOKALU
Tytuł własności (podstawa nabycia), np.
- wypis aktu notarialnego,
- prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku
- Akt Poświadczenia Dziedziczenia
- prawomocne orzeczenie sądu i inne
Aktualny odpis księgi wieczystej prowadzonej dla lokalu
- w Warszawie wydawany w Sądzie Rejonowym dla Warszawy Mokotowa Al. Solidarności 58 albo w Centrali Informacji Ksiąg Wieczystych ul. Czerniakowska 100
Zaświadczenie stwierdzające, że w lokalu mieszkalnym nikt nie jest zameldowany
Zaświadczenie wydane przez wspólnotę mieszkaniową stwierdzające brak zadłużenia z tytułu kosztów eksploatacyjnych lokalu
Świadectwo charakterystyki energetycznej lokalu (jeżeli zostało sporządzone)
2. UMOWA ZBYCIA SPÓŁDZIELCZEGO WŁASNOŚCIOWEGO PRAWA DO LOKALU
Zaświadczenie ze Spółdzielni
- określające komu spółdzielcze prawo przysługuje i na jakiej podstawie
- obejmujące informacje o ewentualnych zaległościach z tytułu opłat należnych na rzecz spółdzielni
Aktualny odpis księgi wieczystej (jeżeli jest prowadzona)
Tytuł prawny do lokalu, np.
- przydział
- umowa pisemna o ustanowieniu spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu
- wypis aktu notarialnego
- umowa o przekształcenie spółdzielczego lokatorskiego prawa do lokalu w spółdzielcze własnościowego prawo do lokalu
- prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku
- Akt Poświadczenia Dziedziczenia i inne
Zaświadczenie stwierdzające, że w lokalu nikt nie jest zameldowany
Świadectwo charakterystyki energetycznej lokalu (jeżeli zostało sporządzone)
3. UMOWA ZBYCIA NIERUCHOMOŚCI
Tytuł własności (podstawa nabycia), np.
- wypis aktu notarialnego,
- prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku
- Akt Poświadczenia Dziedziczenia
- prawomocne orzeczenie sądu i inne
Aktualny odpis księgi wieczystej prowadzonej dla nieruchomości
- w Warszawie wydawany w Sądzie rejonowym dla Warszawy Mokotowa Al. Solidarności 58 albo w Centrali Informacji Ksiąg Wieczystych ul. Czerniakowska 100
Aktualny wypis z rejestru gruntów
- z adnotacją, że dokument jest przeznaczony do dokonywania wpisu w księdze wieczystej
Zaświadczenie o przeznaczeniu nieruchomości w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego lub zaświadczenie o braku planu dla terenu, na którym położona jest zbywana nieruchomość
Ostateczna decyzja o warunkach zabudowy
- jeżeli była wydana i dla terenu, na którym położona jest nieruchomość nie obowiązuje nadal miejscowy plan zagospodarowania przestrzennego
Dokumenty dotyczące budynku – dokumenty potrzebne szczególnie w wypadku, gdy budowa nie została jeszcze ukończona, np.
- pozwolenie na budowę
- przyjęcie budynku do użytkowania i inne
Świadectwo charakterystyki energetycznej (jeżeli zostało sporządzone)
Zaświadczenie stwierdzające, że w budynku mieszkalnym położonym na nieruchomości nikt nie jest zameldowany
4. UMOWA DAROWIZNY
Do sporządzenia aktu notarialnego dokumentującego umowę darowizny wymagane są dokumenty potwierdzające tytuł prawny do przedmiotu darowizny – przykładowo: akt własności nieruchomości, dokumenty pojazdu lub umowa nabycia rzeczy ruchomej.
Dodatkowo należy przedstawić odpisy aktów stanu cywilnego potwierdzające pokrewieństwo lub powinowactwo stron – najczęściej będą to odpisy aktu urodzenia lub aktu małżeństwa. Tego typu dokumentacja może mieć znaczenie m.in. przy ustalaniu obowiązków podatkowych związanych z czynnością darowizny.
5. USTANOWIENIE SŁUŻEBNOŚCI
W przypadku ustanowienia służebności niezbędny jest aktualny odpis księgi wieczystej nieruchomości oraz dokument potwierdzający tytuł własności – np. umowa sprzedaży, darowizny, akt notarialny nabycia lub postanowienie sądu o nabyciu spadku.
Jeśli ustanawiana jest służebność przesyłu, wymagane są również dane podmiotu, na którego rzecz prawo to ma zostać ustanowione: pełna nazwa, REGON, adres siedziby oraz numer KRS. Przydatna jest także mapa z zaznaczonym przebiegiem służebności, która umożliwia jednoznaczne określenie jej zakresu i lokalizacji.
6. AKT POŚWIADCZENIA DZIEDZICZENIA
Do sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia należy przedłożyć akt zgonu spadkodawcy oraz zaświadczenie o numerze PESEL osoby zmarłej, które wydaje urząd dzielnicy właściwy dla ostatniego miejsca zameldowania.
W przypadku istnienia testamentu – wymagane jest jego przedstawienie. Konieczne będą również odpisy aktów stanu cywilnego osób wchodzących w krąg spadkobierców (np. odpisy aktu urodzenia lub małżeństwa).
Na podstawie tych dokumentów notariusz ustala porządek dziedziczenia oraz treść aktu, który następnie jest rejestrowany w Rejestrze Spadkowym.
7. ROZDZIELNOŚĆ MAJĄTKOWA
Do sporządzenia umowy majątkowej małżeńskiej, ustanawiającej rozdzielność majątkową, wymagany jest skrócony odpis aktu małżeństwa.
Umowa taka może być zawarta zarówno przed ślubem, jak i w trakcie trwania małżeństwa. Reguluje ona ustrój majątkowy stron i wpływa na sposób zarządzania poszczególnymi składnikami majątku.
Zachowanie formy aktu notarialnego pozwala na jednoznaczne określenie treści ustaleń oraz ich skuteczność wobec osób trzecich.
8. UMOWA O PODZIAŁ MAJĄTKU WSPÓLNEGO
Do umowy o podział majątku wspólnego niezbędne są dokumenty potwierdzające prawo własności do poszczególnych składników majątku – np. akty notarialne, umowy sprzedaży, dokumenty rejestracyjne lub odpisy z ksiąg wieczystych.
Dodatkowo należy przedstawić dokument stwierdzający ustanie wspólności majątkowej – może to być prawomocny wyrok rozwodowy, orzeczenie separacji albo zawarta wcześniej umowa majątkowa ustanawiająca rozdzielność. Wymagany jest również odpis aktu małżeństwa.
W treści aktu określa się, które elementy majątku wspólnego przypadają każdej ze stron, co umożliwia formalne zakończenie wspólności majątkowej.
